Steven Gray Übersetzungen

Fachübersetzungen Deutsch-Englisch

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Privacy Notice

Who is responsible for looking after your personal data?

As a sole trader, I am the person who collects and processes your personal data. Under the EU General Data Protection Regulation (GDRP), this means that I am classed as the “controller”.

My contact details are:

SGT_Contact.PNG

What types of personal data do I collect from you?

When you contact me via my website, I collect your contact details so that we can discuss your translation requirements and – where applicable – enter into a contract for translation services.

If you place an order, I will also need your address for invoicing purposes.

Depending on the content of the document(s) you want translated, I may receive further personal data about you. For instance, if you are having a marriage or birth certificate translated from German into English, it will of course contain information of a personal nature.

How will I use your personal data?

I will use your personal contact details and address solely for the purpose of discussing/clarifying your translation requirements, communicating with you about any order(s) you have placed, billing you and complying with my legal record-keeping obligations.

Where the text for translation contains personal data, this will not be extracted from the document itself but will be used solely for the purpose of producing the English translation.

Will I share your personal data with anyone else?

When you complete my online contact form, your data travels via my website host whose server is located in the Federal Republic of Germany.

If you subsequently place an order, I will need to keep your data backed up. In order to do this, I will temporarily store your data (in an encrypted format) on a USB memory stick and on a secure Cloud storage facility. This is so that I can recover your personal data and text(s) in a timely manner in the event of a physical or technical incident. I have been informed by my service provider that the server for the Cloud storage facility is located within the UK.

I will not share your personal data (or any other information you supply, including texts) with anyone else, unless I am legally required to do so.

How long will I keep your personal data for?

If you do not place an order, I will not need to keep your contact details or text(s). In this case, they will be deleted immediately.

If you do place an order with me, your contact details and address will be retained for a period of 6 years in order to comply with the UK Government’s requirements for the retention of self-employed business records. All texts (which may or may not contain personal data) will likewise be archived for a period of 6 years so that I can respond to any subsequent queries or complaints you may have in relation to the translation.

How do I ensure confidentiality and security?

I employ the following mechanisms to protect the confidentiality of your text(s) and your personal data:

  • All jobs are processed on a password-protected PC with antivirus software installed
  • All jobs and contact details are backed up in an encrypted format
  • All archived jobs (including invoices) are encrypted

IMPORTANT NOTE: You are advised that e-mail is not a secure method of transmitting files. Therefore, you should definitely encrypt your text(s) if they contain personal and/or sensitive information before sending them to me by e-mail.

What are your rights?

1) You have the right to access the personal data I hold on you by asking

  • whether I am processing or storing your personal data
  • for a copy of your personal data

2) You can request to have your personal data rectified if it is inaccurate, unless the inaccurate personal data is contained within the German source text itself (in which case, I may be required to replicate the inaccuracy in the English target text in order to produce a faithful target text in accordance with my professional obligations).

3) Under certain circumstances, you can request the erasure of your personal data. This does not apply to personal data contained within invoices because this has to be retained under a legal obligation. However, it may apply to personal data contained within a translated text. Therefore, I will consider any such requests on a case-by-case basis.

4) Under certain circumstances, you are entitled to have the processing of your personal data restricted. This means that it may only be stored, but not processed in any other way.

This normally happens anyway as soon as the job is archived.

5) Under certain circumstances, you are entitled to object to the processing of your personal data. Such requests will be considered on a case-by-case basis.

For further information about these rights, please see Articles 15, 16, 17, 18 and 21 of the GDPR.

What should you do if you are unhappy with the processing of your personal data?

If you believe that your personal data is not being handled or processed correctly, you are entitled to lodge a complaint with the supervisory authority. In the UK, the relevant supervisory authority is the Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk).

Version of: May 2018

 

Datenschutzhinweis

Wer trägt die Verantwortung für den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten?

Als Freiberufler trage ich selbst die Verantwortung für die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass ich der „Verantwortliche“ im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bin.

Meine Kontaktangaben lauten:

SGT_Contact.PNG

Welche Arten personenbezogener Daten über Sie werden erfasst?

Wenn Sie mich über meine Website kontaktieren, erfasse ich Ihre Kontaktangaben, damit wir Ihren Übersetzungsbedarf besprechen und ggf. einen Vertrag über Übersetzungsdienstleistungen schließen können.

Wenn Sie einen Auftrag erteilen, brauche ich auch Ihre Rechnungsanschrift.

Je nach der Art der Dokumente, deren Übersetzung Sie wünschen, kann es sein, dass ich weitere personenbezogene Daten über Sie erfahre. Wenn Sie zum Beispiel eine Heirats- oder Geburtsurkunde aus dem Deutschen ins Englisch übersetzen lassen, enthält das Dokument natürlich personenbezogene Angaben.

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten verwendet?

Ich verwende Ihre persönlichen Kontaktangaben und Ihre Anschrift ausschließlich dazu, Ihren Übersetzungsbedarf zu besprechen, sowie für die Kommunikation über erteilte Aufträge, für die Rechnungserteilung und für meine eigene gesetzlich vorgeschriebene Buchführung.

Soweit der zu übersetzende Text personenbezogene Daten enthält, werden diese nicht aus dem Dokument extrahiert, sondern ausschließlich dazu verwendet, die englische Übersetzung zu erstellen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten an andere weitergegeben?

Wenn Sie mein Online-Kontaktformular ausfüllen, empfange ich Ihre Daten über meinen Web-Host, dessen Server sich in der Bundesrepublik Deutschland befindet.

Wenn Sie später einen Auftrag erteilen, brauche ich Sicherungskopien Ihrer Daten. Dazu werden Ihre Daten vorübergehend (in verschlüsseltem Format) auf einem USB-Speicherstick sowie online in einem sicheren Cloud-Speicher gespeichert. Dies geschieht, damit ich im Notfall, etwa bei physischer Beschädigung oder technischen Ausfällen meiner Geräte, zeitnah auf Ihre personenbezogenen Daten und Texte zugreifen kann. Nach Auskunft meines Serviceproviders befindet sich der Server für den Cloud-Speicher im Vereinigten Königreich.

Außer insoweit, als ich dazu gesetzlich verpflichtet bin, werde ich Ihre personenbezogenen Daten (wie auch alle anderen von Ihnen mitgeteilten Informationen und Texte) an niemanden weitergeben.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Wenn Sie keinen Auftrag erteilen, brauche ich Ihre Kontaktangaben oder Texte nicht aufzubewahren. Diese werden dann sofort gelöscht.

Wenn Sie mir einen Auftrag erteilen, werde ich Ihre Kontaktangaben und Anschrift sechs Jahre lang aufbewahren; diese Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus den im Vereinigten Königreich geltenden Aufbewahrungspflichten für die Geschäftsunterlagen von Selbstständigen. Auch alle Texte werden (unabhängig davon, ob sie personenbezogene Daten enthalten oder nicht) für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt, damit ich spätere Fragen oder Beschwerden in Bezug auf die Übersetzung beantworten kann.

Wie werden Geheimhaltung und Sicherheit sichergestellt?

Die Vertraulichkeit Ihrer Texte und personenbezogenen Daten wird von mir auf folgende Weise geschützt:

  • Alle Aufträge werden auf einem passwortgeschützten PC bearbeitet, auf welchem Antivirenprogramme installiert sind.
  • Von allen Aufträgen und Kontaktangaben werden Sicherungskopien in verschlüsseltem Format erstellt.
  • Alle archivierten Aufträge (einschließlich Rechnungen) werden verschlüsselt.

WICHTIGER HINWEIS: Es ist zu beachten, dass das Versenden per E-Mail keine sichere Methode der Dateiübermittlung ist. Texte, die personenbezogene bzw. sensible Informationen enthalten, sollten Sie deshalb auf jeden Fall verschlüsseln, bevor Sie sie mir per E-Mail zusenden.

Welche Rechte haben Sie?

1) Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die ich über Sie halte, einzusehen, indem Sie:

  • Auskunft darüber verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite oder speichere,
  • eine Kopie der über Sie vorhandenen personenbezogenen Daten anfordern.

2) Sollten die personenbezogenen Daten über Sie unrichtig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung, es sei denn, die unrichtigen personenbezogenen Daten sind im deutschen Ausgangstext enthalten (im welchem Falle ich als Übersetzer u. U. beruflich gehalten bin, die Unrichtigkeit im englischen Zieltext entsprechend wiederzugeben, um einen getreu dem Wortlaut des Ausgangstexts folgenden Zieltext zu erstellen).

3) Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dieses Recht gilt allerdings nicht für personenbezogene Daten auf Rechnungen, weil für diese eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt. Für personenbezogene Daten, die im übersetzten Text enthalten sind, kann ein solches Recht jedoch gegeben sein. Derartige Anfragen werde ich daher im Einzelfall prüfen.

4) Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies bedeutet, dass die personenbezogen Daten lediglich gespeichert, aber auf keine sonstige Weise verarbeitet werden dürfen.

Für archivierte Aufträge ist dies ohnehin die übliche Verfahrensweise.

5) Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Derartige Widersprüche werden im Einzelfall geprüft.

Nähere Informationen über diese Rechte sind den Artikeln 15, 16, 17, 18 und 21 DSGVO zu entnehmen.

Wo können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Beschwerde einlegen?

Wenn Sie sich darüber beschweren möchten, dass der Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten oder deren Verarbeitung nicht ordnungsgemäß ist, können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde im Vereinigten Königreich ist das Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk).

Version: Mai 2018

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